Digital content management

Managementul conținutului digital (DCM) este un set de procese care permite companiilor să eficientizeze producția, alocarea și distribuția conținutului digital. Gândiți-vă la DCM ca la un super-bibliotecar care gestionează și vă protejează capitalul digital.

Ce este conținutul digital și cum poate fi gestionat?
Există două tipuri generice de sisteme digitale de gestionare a conținutului pentru a alege astăzi: sistemele de management al activelor (DAM) și sistemele de gestionare a conținutului (CMS).

Sisteme digitale de gestionare a activelor
Conținutul digital intern trebuie să fie organizat și indexat pentru a ajuta la realizarea unor operațiuni comerciale eficiente. De asemenea, trebuie să fie sigur.

Sistemele DAM sunt adesea utilizate pentru gestionarea internă a datelor digitale, în special pentru gestionarea conținutului în cele mai pure forme - planuri, videoclipuri brute, schițe. Exemple de sisteme DAM de conținut digital sunt utilizate pentru:

Fișiere HR și șabloane de branding
Contracte de afaceri și prezentări
Manuale de instruire și videoclipuri pentru angajați
Date brute de cercetare
Fișiere de proiectare proprietare
Sisteme de management al conținutului digital (CMS)
Sistemele de gestionare a conținutului sunt utilizate în mod omniprezent pentru a controla conținutul extern, public (de exemplu, site-ul web, rețelele sociale și activele aplicațiilor mobile). Este posibil să fiți deja familiarizați cu mai multe sisteme de gestionare a conținutului, chiar fără să vă dați seama - de exemplu, WordPress este un CMS care construiește 41% din toate site-urile web.

CMS-urile sunt foarte eficiente în organizarea activelor digitale pentru partajarea publică - acum sau în viitor. Conținutul CMS include de obicei active digitale legate de marketing, vânzări și asistență pentru clienți.

Conținutul digital orientat către public găsit de obicei într-un CMS include:

Informații despre produs
Fotografii și videoclipuri
Conținut social media
Bloguri, cărți electronice, cărți albe
Activele site-ului web
Un CMS poate gestiona și conținutul intern. Multe intranet-uri ale companiei sunt proiectate folosind un CMS în loc de un DAM.

Managementul conținutului digital ca proces
Gestionarea conținutului digital este mai mult decât o soluție software. Este un ciclu de procese automatizate. Software-ul pe care îl alegeți pentru a vă gestiona conținutul digital facilitează doar eficiența acestui ciclu.

Diverse modele au fost dezvoltate de cercetători și corporații pentru a descrie ciclul de gestionare a conținutului digital. Toate sunt paralele ciclului de viață al conținutului, cu o ușoară variație.

1. Importați sau creați conținut digital
Conținutul digital începe cu crearea. Managerul de conținut fie creează conținut, fie îl achiziționează. Indiferent, procesul de gestionare a conținutului digital începe atunci când conținutul este pentru prima dată instanțiat și salvat în baza de date a sistemului de management.

Puteți clasifica conținutul pe baza unei varietăți de atribute care vor intra în joc mai târziu. Este o bună practică să configurați anumite convenții de denumire și protocoale de creare a conținutului înainte de a începe să importați sau să creați active digitale noi.

2. Identificați utilizatorii și rolurile
Cine vor fi diferiții dvs. utilizatori de creare de conținut - atât pe plan intern, cât și pe plan public?

Gestionarea conținutului digital este întotdeauna un proces de colaborare, oamenii interacționând cu conținutul pe tot parcursul ciclului său de viață - de la videograf la streamer video.

Cele mai bune soluții digitale CMS împuternicesc toate cele cinci roluri ale utilizatorilor:

Creatorii de conținut. Responsabil pentru crearea, importul și editarea conținutului digital.
Editorii. Nu se ocupă de editarea în format brut, dar supraveghează mesajul și stilul de livrare pentru a se potrivi diferitelor nevoi pentru diferiți consumatori de conținut (de exemplu, traducere, localizare).
Editor. Stabilește când și către cine să elibereze conținutul pentru utilizare.
Administrator. Gestionează utilizatorii, grupurile, rolurile și accesul la conținut digital. Păzitorul întregului conținut digital sau, în multe cazuri, al anumitor domenii ale conținutului digital (de exemplu, videoclipuri, bloguri, imagini).
Consumator. Persoana care consumă conținutul digital odată ce este partajat. Acesta este de obicei o persoană din afara companiei - un site web online din industria comerțului electronic sau utilizator de aplicații. Poate fi și un angajat atunci când sistemul este configurat pentru a gestiona conținut intern, digital.
3. Atribuiți roluri și responsabilități
Administratorii pot crea grupuri pentru a oferi permisiuni utilizatorilor care supraveghează aceleași sarcini. Rolurile vor fi atribuite utilizatorilor pentru a se asigura că conținutul digital este gestionat pe tot parcursul ciclului său de viață. Responsabilitățile de conținut trebuie evidențiate pentru utilizatorii cu roluri diferite pentru a asigura integritatea și securitatea datelor.

4. Definiți procesele fluxului de lucru
Managementul conținutului devine management de proiect în această fază. Fluxul de lucru va fi automatizat utilizând un CMS sau DAM. Cu toate acestea, procesele de gestionare, urmărire și facilitare a conținutului digital trebuie evidențiate. Pot fi configurate diferite CMS-uri pentru monitorizarea proiectului.

5. Urmărirea și gestionarea versiunilor
Conținutul digital trece aproape întotdeauna printr-un proces de dezvoltare iterativ. Urmărirea versiunilor și gestionarea modificărilor de conținut sunt părți critice ale gestionării conținutului. CMS-urile și DAM-urile ar trebui să facă acest lucru în mod implicit. Nu uitați să configurați un sistem de urmărire a modificărilor dacă vă creați propriul CMS de la zero.

6. Publicați pentru a oferi acces
Editorul trebuie să poată publica odată ce conținutul digital este gata pentru a fi distribuit lumii - sau companiei dvs. Publicarea este ultima fază a producției de conținut generic. În zilele noastre, însă, clienții și vizitatorii site-ului doresc personalizarea.

7. Personalizați conținutul pe baza utilizatorului
Călătoriile clienților și personalizarea conținutului digital devin mai importante ca oricând pentru a recruta clienți și a consolida loialitatea față de marcă. Cele mai bune CMS-uri vă vor permite să personalizați și să personalizați conținutul pe care îl văd diferiții utilizatori. De exemplu, știți că vizitatorul este un bărbat care se angajează în deltaplane? Puteți cere CMS să selecteze o imagine de antet dintre toate imaginile din baza de date cu cer albastru în ele.

8. Arhivează sau șterge conținut digital
Abilitatea de a arhiva conținut vechi este esențială. Economisește spațiu de date și face procesarea CMS și DAM mai eficientă. Uneori poate doriți să ștergeți conținut - adesea din motive care sunt cel mai bine lăsate nedeclarate (de exemplu, încălcarea drepturilor de autor, reacția adversă a rețelelor sociale la un videoclip). Fiecare sistem de gestionare a conținutului digital trebuie să poată face aceste două lucruri.

Decizia între gestionarea conținutului digital bazat pe server sau cloud
Gestionarea conținutului digital este o necesitate pentru orice companie care furnizează conținut pe web, social media sau sub formă de aplicație mobilă. Sistemele de gestionare a conținutului rulează pe două tipuri diferite de instalare, iar instalarea pe care o alegeți va avea impact asupra conținutului digital pe care îl puteți servi eficient.

Instalațiile locale sunt rulate de pe servere - fie la sediul companiei, fie prin intermediul unui furnizor de găzduire. Spațiul și eficiența acestor sisteme de management sunt limitate și dependente de calitatea software-ului server.

Serviciile CMS bazate pe cloud oferă o procesare uimitor de rapidă, pot fi extinse după necesități și sunt rezistente la întreruperile de curent și la alte povești de groază din camera serverelor. Asigurați-vă că luați în considerare care instalare va fi cea mai eficientă și mai rentabilă pentru dvs. înainte de a vă decide asupra unui sistem de gestionare a conținutului digital.