Virtual event (Eveniment virtual)

Un eveniment care implică oameni care interacționează într-un mediu online de pe web, mai degrabă decât să se întâlnească într-o locație fizică

Utilizările populare ale evenimentelor virtuale includ seminarii web, fluxuri live, târguri comerciale virtuale, cursuri online, tururi online și evenimente ale companiei. Evenimentele hibride au devenit, de asemenea, populare în ultimii ani, amestecând evenimente în persoană cu conținut virtual care poate fi accesat online.

„Eveniment virtual” se poate referi și la evenimente online care se desfășoară într-un cadru de realitate virtuală (VR) sau realitate augmentată (AR).

Cum funcționează evenimentele virtuale?
Evenimentele virtuale funcționează folosind tehnologia special concepută pentru a reproduce experiența evenimentului online. Stiva tehnologică minimă necesară include un dispozitiv conectat la internet (computer / telefon / tabletă) cu o cameră foto, microfon și software specializat instalat.

Există zeci de companii care oferă software virtual pentru evenimente astăzi, fiecare cu caracteristici și avantaje unice. Comun printre instrumentele de conferințe virtuale este capacitatea de a conecta o gazdă cu un public prin intermediul unui link video combinat cu partajarea aplicației / desktopului, precum și a caracteristicilor interactive, cum ar fi sondaje și mesaje.

Platformele de evenimente virtuale mai avansate oferă experiențe virtuale care imită conferințe în persoană, cum ar fi un lobby virtual, săli de expoziții virtuale unde expozanții își pot promova produsele și serviciile și săli de întâlnire virtuale care oferă oportunități de rețea pentru participanți.

De obicei, mediile de conferințe virtuale sunt configurate în prealabil cu vizualele, navigarea și sesiunile adăugate la platforma de evenimente virtuale pentru a crea experiența online. Sesiunile sunt de obicei preînregistrate în avans, deși unele platforme permit transmiterea în direct a sesiunilor cheie și a sesiunilor.

Participanții virtuali se înregistrează la conferință și li se trimite un link pe care îl pot folosi pentru a participa la experiența evenimentului virtual. Deoarece sesiunile de evenimente sunt înregistrate, utilizatorii pot participa adesea la conferințe online după ce au avut loc deja și au aceeași experiență ca și cei care participă în direct, minus caracteristici în timp real, cum ar fi întrebări și răspunsuri live și rețea.

Avantajele evenimentelor virtuale
Evenimentele virtuale au devenit mai populare de la recesiune și mai recent în timpul COVID-19 ca o modalitate eficientă din punct de vedere al costurilor și eficientă de a conecta oamenii.

Acoperire sporită
Prin eliminarea barierelor geografice din calea participării la evenimente, evenimentele virtuale deschid un public mult mai mare pentru evenimentele virtuale. De exemplu, Saastr, un eveniment de vârf pentru industria tehnologică, a avut 10.000 de participanți în persoană la conferința din 2019. În 2020, au devenit virtuali și au avut peste 50.000 de participanți la eveniment din întreaga lume.

Cost scăzut
Costurile de producție pentru evenimente fizice pot fi foarte mari. Cheltuielile de închiriere, catering și producție pot varia de la mii la milioane de dolari. Eliminând unele dintre aceste cheltuieli generale, organizatorii de evenimente pot economisi bani sau realoca bugetul către alte domenii, cum ar fi atragerea de vorbitori de profil mai înalt.

Deoarece conținutul evenimentului virtual este preînregistrat, același conținut poate fi reutilizat pentru a rula evenimente surori și pentru alte fusuri orare și regiuni, ducând la reduceri semnificative de costuri, care pot fi apoi transmise participanților și / sau îmbunătățirea evenimentelor profitabilitate.

Economii de timp
Există multe avantaje de economisire a timpului de a deveni virtual. Călătoriile participanților și organizatorului, combinate cu timpii reduși de producție și configurarea se adaugă la economii semnificative de timp. Aceste economii de timp pot fi, de asemenea, luate în considerare în costurile evenimentelor.

Date și urmărire mai bune
Evenimentele online oferă oportunități unice de a genera date primare prin înregistrări și implicarea participanților în cadrul evenimentului și prin intermediul rețelelor sociale. Unele platforme de evenimente oferă informații detaliate despre implicarea și satisfacția participanților și permit organizatorilor să utilizeze aceste informații pentru a itera și îmbunătăți experiențele.

Cele mai bune practici pentru evenimente virtuale
Există o serie de bune practici de urmat atunci când organizați evenimente virtuale:

Potriviți tehnologia cu strategia
Prioritizați repetițiile
Investiți în audio vizual (AV)
Obțineți o strategie precisă de măsurare în avans
Mergeți multisenzorial

Potriviți tehnologia cu strategia
Pentru evenimente virtuale, există un număr mare de platforme care pot fi utilizate. De la servicii gratuite, inclusiv YouTube și streaming social pe Facebook sau Instagram live, la platforme mai private, cum ar fi Zoom, unde gazda evenimentului dvs. poate avea un impact extraordinar asupra rezultatelor sale.

În plus, platforma pe care alegeți să o utilizați pentru evenimentul dvs. ar trebui să se alinieze cu locul în care se încadrează evenimentul dvs. în pâlnia de marketing. Pentru un eveniment bazat pe conștientizare, o platformă deschisă și gratuită, cum ar fi Facebook Live, poate fi eficientă și primitoare.

Prioritizați repetițiile
Datorită fricțiunii reduse de organizare a evenimentelor virtuale (adică tehnologia și configurarea pot fi relativ ușor de implementat), mulți organizatori ignoră deseori repetițiile și introduc riscuri în procesul lor de planificare a evenimentelor. Mulți dintre cei mai de succes organizatori și platforme de evenimente virtuale recomandă repetiții riguroase în avans. O altă opțiune este evitarea completă a riscurilor prezentărilor live și înregistrarea sesiunilor în avans.

Investiți în audio vizual (AV)
Există un caz puternic pentru a investi în echipamente audio-vizuale de calitate și chiar pentru a angaja o agenție de producție pentru a vă asigura că evenimentele sunt de înaltă calitate. Acest echipament include iluminat, microfoane, ecrane verzi, camere și ecrane. Toate aceste elemente se adaugă la calitatea experienței.

Un exemplu excelent de producție de înaltă calitate este de la un eveniment virtual Anthony Robbins numit Unleash the Power Within, unde a folosit un studio personalizat cu sute de ecrane pentru a-și implica publicul.

Obțineți o strategie precisă de măsurare în avans
Una dintre cele mai presante provocări pentru evenimentele virtuale a fost accesarea datelor pentru a măsura succesul sau eșecul. Valorile de implicare, cum ar fi înregistrările și participarea, sunt utile, dar nu arată impactul real.

Multe mărci adoptă valori precum scorul net al promotorului (NPS) și conversia mărcii ca indicatori principali ai succesului și caută mai departe în pâlnie intenția de cumpărare și impactul veniturilor. Este imperativ să vă stabiliți obiectivele și să stabiliți o abordare de măsurare înainte de a rula un eveniment virtual.

Mergeți multisenzorial
Abordarea multisenzorială a evenimentelor virtuale le va face mai impactante și mai memorabile. Pentru a fi multisenzorial, evenimentul ar trebui să declanșeze cel puțin trei simțuri pentru a fi eficient. Aveți vedere și sunet captate implicit cu evenimente virtuale, dar pentru a fi multisenzoriale, mărcile trebuie să devină creative cu celelalte simțuri.

O tactică obișnuită este de a se asigura că participanții au produse fizice în mâinile lor în timp ce participă. De exemplu, Olive și June au condus un Bootcamp Mani care oferea o „Cutie totul”, care include toate articolele de care ai avea nevoie pentru o manichiură acasă. Aceste tipuri de campanii de marketing experiențial multisenzorial au un impact mai mare decât evenimentele care explorează doar un singur canal.

Urmăriți evenimentul
O greșeală obișnuită pentru organizatorii de evenimente virtuale este să nu gândească dincolo de data evenimentului în sine. Specialiștii în marketing inteligent continuă să refacă conținutul din conferințele virtuale post-eveniment, transformând sesiunile de evenimente în conținut video independent, postări pe blog, podcast-uri și garanții de e-mail marketing.

Persoanelor care au participat la eveniment ar trebui să li se ofere un marketing de urmărire care se bazează pe experiența evenimentului, iar solicitanții care nu au participat la spectacole pot fi contactați cu momente importante ale evenimentului și pot fi încurajați să se angajeze în conținutul post-eveniment.

Capcanele evenimentelor virtuale
Există câteva provocări și capcane asociate evenimentelor virtuale, care sunt importante de remarcat.

Oboseala zoomului
Așeza în fața unui computer ore în șir se scurge. Cunoscută sub denumirea de „Oboseală prin zoom”, oboseala mentală și fizică cauzată de chat-urile video maraton este cauzată de mai mulți factori, de la multitasking în timpul întâlnirilor la distragerea atenției de la familie în timp ce lucrează de acasă.

Alegerea tehnologiei
Gama de platforme disponibile pe piață este copleșitoare. În timp ce începeți, este adesea cel mai bine să alegeți una dintre cele mai populare sau cele mai mici opțiuni de cost pentru primul dvs. eveniment și apoi să discutați cu mai mulți furnizori înainte de a scala.

Costuri AV și studiouri la distanță
Asigurarea unei valori ridicate a producției poate fi costisitoare. Pentru a începe, cea mai bună practică este să optați pentru evenimente care nu necesită o valoare ridicată a producției, cum ar fi clasele. Dar dacă este necesară o valoare mai mare a producției, o căutare pe internet va dezvălui mulți parteneri de agenție care pot susține evenimente virtuale.

Ratele de prezență / consecințe
O problemă obișnuită pentru evenimentele virtuale este rata redusă de participare la experiența live. Este obișnuit să vezi că 75% dintre participanți nu se prezintă la evenimentul live. Acest lucru poate fi depășit prin taxarea evenimentului și poate fi atenuat prin oferirea de conținut înregistrat la cerere ulterior.

Exemple de evenimente virtuale și cazuri de utilizare
Există zeci de cazuri de utilizare pentru evenimente virtuale și tipurile de evenimente au crescut de la debutul COVID-19.

Cursurile de gătit și degustările ghidate se dovedesc a fi foarte populare. Un exemplu în acest sens a fost pentru Cinco de Mayo, unde Mario Lopez a făcut echipă cu Uber Eats și Chipotle pentru a prezenta cum să facă unele dintre rețetele sale preferate de Cinco de Mayo. Acest lucru le-a oferit oamenilor șansa de a se bucura de o tradiție de vacanță în confortul casei lor, în timp ce învață câteva sfaturi și trucuri noi de la o celebritate.

Un alt caz de utilizare popular este concertele online. Budweiser a găzduit un concert cu Black Eyed Peas pe YouTube Live.

În cele din urmă, în locul lansării unui salon auto, BMW și-a lansat modelul i4 printr-un flux live.

Pentru mai multe cazuri de utilizare a evenimentelor virtuale, consultați această listă cu 180 de idei de evenimente virtuale.

Evenimente virtuale și experimentare
Mediul actual de afaceri necesită ca întreprinderile să se deplaseze rapid și să inoveze. Pentru a face acest lucru, este esențial să tratați experiențele dvs. ca experimente, pentru a reduce cantitatea de luare a deciziilor și a accelera progresul.

Experimentarea poate fi utilizată pentru a crea noi concepte de eveniment sau pentru a fi aplicată oricărei părți a ciclului de viață al evenimentului. Domeniile cheie pentru testare pot include pagini de destinație pentru evenimente virtuale, formulare de înscriere, e-mailuri pentru evenimente și tehnologie pentru evenimente.