Automatizări AI · Conformitate · 3 min citire

AI Act pentru instituțiile publice: ce obligații aveți, de când și cum vă organizați

Calendarul AI Act după Omnibusul digital, obligațiile reale ale unei instituții și un plan de conformitate în patru pași.

Solicită ofertă

PE SCURT

Instituțiile publice sunt, în limbajul AI Act, „implementatori” ai sistemelor AI. Din 2 februarie 2025 se aplică interdicțiile și obligația de alfabetizare AI (art. 4). Din 2 august 2026 se aplică transparența (art. 50). Pentru sistemele cu risc ridicat din Anexa III, obligațiile au fost amânate la 2 decembrie 2027, iar organismele de drept public vor trebui să facă înainte de utilizare o evaluare a impactului asupra drepturilor fundamentale (art. 27).

Contextul: regulamentul se aplică deja, în etape

AI Act nu este o lege viitoare. Primele obligații sunt în vigoare din februarie 2025, iar Omnibusul digital (Regulamentul (UE) 2026/1744, în vigoare din 27 iulie 2026) a mutat doar termenele pentru sistemele cu risc ridicat. Pentru o instituție, întrebarea corectă nu este „ne afectează?”, ci „în ce categorie intră fiecare sistem pe care îl folosim sau îl cumpărăm?”.

Calendarul care contează pentru instituții

2 februarie 2025: practicile interzise și alfabetizarea AI a personalului (art. 4).
2 august 2026: transparența (art. 50): oamenii trebuie informați când interacționează cu un sistem AI, iar anumite conținuturi generate trebuie marcate.
2 decembrie 2027: obligațiile pentru sistemele cu risc ridicat din Anexa III (de exemplu acces la servicii publice esențiale, ocuparea forței de muncă, educație).

Cadrul NION: cele patru categorii de risc, aplicate administrației

Interzis: de exemplu evaluarea socială a cetățenilor („social scoring”). Nu se cumpără, nu se folosește.
Risc ridicat: sisteme care influențează accesul la beneficii, servicii publice esențiale, angajare sau educație. Cer supraveghere umană, jurnalizare, documentație și, pentru organismele de drept public, evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale.
Risc de transparență: chatboturi și asistenți virtuali, conținut generat. Cer informarea utilizatorilor.
Risc minim: sinteze interne, clasificarea documentelor, rapoarte. Cer bune practici și alfabetizare AI.

Majoritatea proiectelor utile pentru o primărie sau o direcție (registratură, întrebări frecvente, rapoarte) se află în categoriile 3 și 4. Proiectele care decid sau prioritizează cereri de beneficii sociale merită tratate cu prudența categoriei 2.

Ce este evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale

Articolul 27 cere organismelor de drept public care folosesc un sistem cu risc ridicat să descrie, înainte de prima utilizare: procesele în care este folosit, perioada și frecvența, persoanele afectate, riscurile specifice, măsurile de supraveghere umană și ce se întâmplă dacă riscurile se materializează. Rezultatul se notifică autorității de supraveghere a pieței. Dacă există deja o evaluare de impact GDPR, aceasta poate fi refolosită parțial.

Ghid practic: planul de conformitate în patru pași

Inventarul: lista tuturor instrumentelor AI folosite, inclusiv cele „neoficiale” folosite de angajați.
Clasificarea: încadrarea fiecăruia într-una dintre cele patru categorii, documentată.
Regulile interne: ghid de utilizare AI aprobat prin decizie, responsabil intern, program de alfabetizare.
Clauzele contractuale: obligații pentru furnizori privind documentația, transparența, jurnalizarea și sprijinul pentru evaluări.

Ce scrieți în caietul de sarcini

Categoria de risc estimată și justificarea ei.
Obligația furnizorului de a pune la dispoziție instrucțiunile de utilizare și informațiile necesare evaluărilor.
Mecanismul de informare a utilizatorilor (art. 50).
Supravegherea umană și jurnalizarea deciziilor.

Greșeli frecvente

Tratarea AI Act ca subiect exclusiv juridic, fără inventar tehnic.
Cumpărarea unui sistem fără a cere documentația necesară evaluărilor.
Lipsa informării cetățenilor în chatboturi după 2 august 2026.

Despre NION

NION este o agenție de marketing digital și implementare de inteligență artificială, fondată în 2018 la Râmnicu Vâlcea. Lucrăm pe procese măsurabile: fiecare automatizare pornește de la un diagnostic, are un indicator de rezultat și se predă documentată. Ofertăm direct în SEAP/SICAP, în asociere sau ca subcontractant pentru ofertantul principal.

Surse

CODURI CPV

72220000-3 Servicii de consultanță în sisteme și consultanță tehnică; 79411000-8 Servicii generale de consultanță în management; 80533100-0 Servicii de formare în domeniul informatic

ÎNTREBĂRI FRECVENTE

Se aplică AI Act instituțiilor publice?

Da. Instituțiile care folosesc sisteme AI sunt „implementatori” și au obligații proprii, de la alfabetizarea AI la transparență și, pentru sistemele cu risc ridicat, supraveghere umană și evaluarea impactului.

Când se aplică obligațiile pentru sistemele cu risc ridicat?

Pentru sistemele din Anexa III, de la 2 decembrie 2027, după amânarea prin Regulamentul (UE) 2026/1744.

Este un chatbot de primărie un sistem cu risc ridicat?

De regulă nu, dacă doar oferă informații. Intră însă sub obligațiile de transparență: utilizatorii trebuie informați că vorbesc cu un sistem AI.

Ce este evaluarea impactului asupra drepturilor fundamentale?

O analiză cerută de art. 27 organismelor de drept public înainte de a folosi un sistem cu risc ridicat, cu procese, persoane afectate, riscuri, supraveghere umană și măsuri de remediere.

Cu ce începem?

Cu inventarul instrumentelor AI folosite și clasificarea lor pe categorii de risc.

Vreți să aplicați acest cadru în instituția voastră?

Trimiteți-ne caietul de sarcini sau descrierea procesului. În 72 de ore primiți o propunere tehnică și financiară, construită pe cerințele voastre.