Automatizări AI · Achizitori · 2 min citire
Caietul de sarcini pentru un proiect de AI: structura care previne eșecul înainte de licitație
Cele mai multe proiecte de AI eșuează pe hârtie, înainte de prima linie de cod. Ghidul oferă structura recomandată a specificațiilor, cerințele de conformitate și modul de a scrie criterii de recepție măsurabile.
PE SCURT
Un caiet de sarcini bun pentru un proiect de AI descrie rezultatul, nu tehnologia: procesul vizat, indicatorii de rezultat, sursele de date, cerințele funcționale, conformitatea (AI Act, GDPR, accesibilitate), găzduirea, livrabilele, instruirea, mentenanța și scenariile de test pentru recepție. Specificațiile trebuie să fie neutre față de furnizor. Pentru sistemele cu risc ridicat, obligațiile din AI Act se aplică din 2 decembrie 2027, după amânarea prin Omnibusul digital.
Contextul: specificația este cel mai important document al proiectului
Un caiet de sarcini vag produce oferte necomparabile, evaluări contestate și recepții fără criterii. În proiectele de AI, unde rezultatul depinde de date și de calitatea răspunsurilor, problema este și mai mare. Partea bună: o structură clară se poate refolosi pentru aproape orice proiect.
Calendarul legal de care trebuie să țineți cont
- 2 februarie 2025: interdicțiile din AI Act și obligația de alfabetizare AI (art. 4).
- 2 august 2026: obligațiile de transparență (art. 50): informarea utilizatorilor și marcarea conținutului generat.
- 2 decembrie 2027: obligațiile pentru sistemele cu risc ridicat din Anexa III, amânate prin Regulamentul (UE) 2026/1744 (Omnibusul digital), intrat în vigoare la 27 iulie 2026.
Cadrul NION: zece capitole ale caietului de sarcini
- Context și obiective: procesul actual, volumul, problema, rezultatul dorit.
- Indicatori de rezultat: timp de procesare, ore economisite, erori, timp de răspuns.
- Surse de date: documente, aplicații, formate, volume, calitate.
- Cerințe funcționale: formulate pe rezultate, nu pe produse.
- Conformitate: AI Act, GDPR, accesibilitate, securitate.
- Găzduire și date: locul prelucrării, acces, jurnalizare, returnarea datelor.
- Livrabile: soluția, documentația în română, configurațiile.
- Instruire: număr de persoane, format, materiale.
- Mentenanță: durată, timp de intervenție, raportare.
- Recepție: scenarii de test și praguri minime.
Ghid practic: cum se scrie un criteriu de recepție
Un criteriu bun este măsurabil, verificabil pe date reale și stabilit înainte de ofertare. Comparați:
- Slab: „Asistentul răspunde corect la întrebările cetățenilor.”
- Bun: „Pe un set de 150 de întrebări furnizat de autoritate, asistentul oferă minimum 85% răspunsuri corecte, zero răspunsuri greșite pe subiecte fiscale și afișează sursa în 100% din cazuri.”
Cerințe de conformitate de inclus
- Informarea utilizatorilor că interacționează cu un sistem AI.
- Supraveghere umană pentru deciziile care afectează cetățenii.
- Evaluarea impactului asupra protecției datelor, unde este necesară.
- Jurnalizarea răspunsurilor și a modificărilor de configurare.
- Respectarea principiului „o singură dată” din Legea 242/2022, unde se aplică.
Neutralitatea specificațiilor
Indicarea unei mărci sau a unui anumit model AI este permisă doar excepțional, însoțită de mențiunea „sau echivalent”. Formulați cerințele pe rezultate și performanță, nu pe produse.
Greșeli frecvente
- Cerințe copiate din broșura unui furnizor.
- Lipsa setului de date de test.
- Mentenanța omisă sau limitată la „remedierea erorilor”.
- Nicio prevedere pentru returnarea datelor.
Cum vă putem ajuta
NION poate realiza diagnosticul de proces și documentația tehnică de pregătire. Dacă participăm ulterior la procedură, implicarea se gestionează conform regulilor privind consultarea pieței și conflictul de interese, astfel încât toți ofertanții să aibă aceleași informații.
Despre NION
NION este o agenție de marketing digital și implementare de inteligență artificială, fondată în 2018 la Râmnicu Vâlcea. Lucrăm pe procese măsurabile: fiecare automatizare pornește de la un diagnostic, are un indicator de rezultat și se predă documentată. Ofertăm direct în SEAP/SICAP, în asociere sau ca subcontractant pentru ofertantul principal.
Surse
CODURI CPV
72220000-3 Servicii de consultanță în sisteme și consultanță tehnică; 72266000-7 Servicii de consultanță în domeniul software; 72000000-5 Servicii IT
ÎNTREBĂRI FRECVENTE
Ce trebuie să conțină un caiet de sarcini pentru AI?
Obiective, indicatori, surse de date, cerințe funcționale pe rezultate, conformitate, găzduire, livrabile, instruire, mentenanță și scenarii de test pentru recepție.
Când se aplică obligațiile AI Act pentru sistemele cu risc ridicat?
Pentru sistemele din Anexa III, de la 2 decembrie 2027, după amânarea prin Regulamentul (UE) 2026/1744. Transparența (art. 50) se aplică din 2 august 2026.
Pot cere un anumit model AI?
Doar excepțional și cu mențiunea „sau echivalent”. Cerințele trebuie formulate pe rezultate.
Cum scriu un criteriu de recepție măsurabil?
Definiți setul de test, pragul minim și modul de verificare, de exemplu procentul de răspunsuri corecte pe un set de întrebări furnizat de autoritate.
Puteți ajuta la pregătire fără să excludeți participarea?
Da, cu respectarea regulilor privind consultarea pieței și conflictul de interese.