Automatizări AI · Registratură · 2 min citire
Registratura inteligentă: cum reduce AI întârzierile la petiții fără să ia decizii în locul funcționarului
Registratura este primul loc în care se pierde timp și ultimul în care se observă. Ghidul arată cum se automatizează preluarea, clasificarea și urmărirea termenelor, păstrând decizia la om.
PE SCURT
O registratură automatizată cu AI preia documentele din e-mail, formulare și scanări, extrage datele esențiale, propune compartimentul responsabil și un draft de răspuns, iar funcționarul validează. Sistemul urmărește termenele legale: 30 de zile pentru petiții (OG 27/2002) și 10 sau cel mult 30 de zile pentru informațiile de interes public (Legea 544/2001). Legea interoperabilității (Legea 242/2022) reduce în paralel documentele pe care instituțiile le mai pot cere cetățenilor.
Contextul: termene fixe, volum în creștere, personal limitat
Termenele legale nu se adaptează la volumul de muncă: o petiție trebuie soluționată în 30 de zile, o solicitare de informații de interes public în 10 zile sau, după caz, în cel mult 30. Cu aproximativ 1,3 milioane de angajați în sectorul bugetar și presiune constantă pe bugete, creșterea capacității vine mai realist din procese decât din angajări.
Studiul Alan Turing Institute (2025) arată că angajații din sectorul public petrec în medie 30 de minute pe zi doar pe e-mail și că redactarea asistată de AI poate reduce acest timp cu până la 70%. Registratura și corespondența sunt, deci, printre cele mai bune puncte de pornire.
Unde se pierde timpul în registratură
- Preluarea: documente din canale diferite, transcrise manual.
- Clasificarea: repartizare greșită, documente plimbate între compartimente.
- Urmărirea: termene ținute în tabele sau în memorie.
- Răspunsul: texte standard rescrise de fiecare dată.
Cadrul NION: „AI propune, omul decide”
- Automat: preluare, OCR, extragerea datelor, înregistrare, alertele de termen.
- Propus de AI, validat de om: compartimentul responsabil, draftul de răspuns.
- Exclusiv uman: decizia, semnătura, orice situație sensibilă.
Ghid practic: implementarea în șase pași
- Extrageți un eșantion anonimizat de 300–500 de documente din ultimele luni.
- Stabiliți tipologia: petiții, solicitări Legea 544, cereri, adrese de la alte instituții.
- Pentru fiecare tip, definiți compartimentul și termenul legal.
- Construiți modelele de răspuns aprobate de juristul instituției.
- Testați clasificarea pe eșantion și măsurați acuratețea.
- Lansați cu validare umană obligatorie și monitorizați lunar.
Legătura cu interoperabilitatea
Legea nr. 242/2022 privind schimbul de date între sistemele informatice și Platforma Națională de Interoperabilitate introduce principiul „o singură dată”: instituțiile nu mai pot cere cetățenilor documente pe care statul le deține deja. O registratură digitală bine organizată este pasul firesc spre această integrare.
Un calcul ilustrativ
Ipoteze: 1.500 de documente intrate pe lună; 4 minute pentru înregistrare și repartizare, plus 10 minute pentru redactarea unui răspuns standard la 40% dintre ele. Total: circa 200 de ore lunare. Dacă AI reduce înregistrarea la 1 minut (verificare) și redactarea la 4 minute, se recuperează aproximativ 135 de ore pe lună.
Indicatorii de urmărit
- Timpul mediu de la intrare la repartizare.
- Procentul de repartizări corecte din prima.
- Numărul de răspunsuri trimise după termen.
- Timpul mediu de redactare a răspunsului.
Despre NION
NION este o agenție de marketing digital și implementare de inteligență artificială, fondată în 2018 la Râmnicu Vâlcea. Lucrăm pe procese măsurabile: fiecare automatizare pornește de la un diagnostic, are un indicator de rezultat și se predă documentată. Ofertăm direct în SEAP/SICAP, în asociere sau ca subcontractant pentru ofertantul principal.
Surse
CODURI CPV
72212000-4 Servicii de programare de software de aplicație; 72263000-6 Servicii de implementare de software; 72000000-5 Servicii IT
ÎNTREBĂRI FRECVENTE
Răspunde AI-ul direct petenților?
Nu. AI-ul propune clasificarea și draftul de răspuns, iar funcționarul validează și semnează.
Care sunt termenele legale pentru petiții și informații publice?
Petițiile se soluționează în 30 de zile (OG 27/2002). Informațiile de interes public se comunică în 10 zile sau, după caz, în cel mult 30 de zile (Legea 544/2001).
Funcționează cu documente scanate?
Da. Documentele scanate trec prin OCR, inclusiv pentru diacritice, apoi se aplică clasificarea.
Ce legătură are cu Legea interoperabilității?
Legea 242/2022 introduce principiul „o singură dată”. O registratură digitală facilitează integrarea cu Platforma Națională de Interoperabilitate.
Cum se măsoară rezultatul?
Prin timpul până la repartizare, procentul de repartizări corecte, răspunsurile întârziate și timpul de redactare, comparate cu situația inițială.